商务英语电子邮件的格式、写法

当前位置: 首页 >> 日积月累 >> 文章正文

商务英语电子邮件的格式、写法

时间: 2010-12-17 - 分类: 日积月累 - 字体大小: 小中大 - 词典

商务英语电子邮件以其方便快捷，在古代商务活动中起着重要作用。商务往来中的电子邮件代表着公司的抽象，显示着公司的程度和实力，直接影响到客户对公司的评价。所以，商务电子邮件的写作在业务往来中占据着无足轻重的位置。据调查，约有88%的互联网用户运用电子邮件，而在商务范畴中约有90%的员工经过电子邮件的方式来联络公务。随着全球经济一体化的开展，商务英语电子邮件的写作越来越遭到注重，本文将着重讨论商务英语电子邮件写作的格式和应遵照的相关准绳。

一、商务英语电子邮件的格式

常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：

①写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。
②标题。
③称谓、扫尾、注释、开头句。
④礼貌完毕语。
⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。

其中邮件主题应表现邮件宗旨，要有目共睹、意思明白，最好为名词或动名词短语；称谓礼貌得体，契合商务英语写作习气，如不知对方姓名只知头衔，可用 Dear+Title作为称谓，如只知对方姓名不知性别，可用Dear+全名，如邮件为一封通函，则用DearAll作为邮件称谓；注释应构造清楚，便于阅读，如注释内容较长，可运用小标题、小段落，或应用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、了如指掌。

二、商务英语电子邮件写作应遵照的五C准绳

商务英语电子邮件的注释写作应该遵照五C准绳，即Correctness、Conciseness、Complete、Clarity和Courtesy准绳。

精确准绳

由于商务英语电子邮件触及的是商务活动单方的权益、义务关系，其精确性对商务管理与沟通至关重要。详细而言，不只电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到精确无误，电子邮件内容还要叙说精确，以免惹起误解纠纷。

简约准绳

简约准绳是商务英语写作最重要的准绳，指在不影响完好性和礼貌性的前提下，尽量运用复杂句子和冗长词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既糜费写的工夫，也会给阅读者带来不用要的费事，故商务英语电子邮件应以长篇大论为第一要务。

在详细写作中，商务英语电子邮件出现出的句法特征是句子构造复杂明了，有少量省略句和不完好句。其词汇特征是用语简约，言语长篇大论。

另外，为了浪费工夫和空间，电子邮件中可运用缩略语，如U表示you，Pls表示please，Info表示information，Qty表示quantity，P“C表示piece，L“C表示LetterofCredit，FOB表示FreeonBoard。

例1 It is very difficult to sell man hole covers in France.This product must have the quality certificate issued in France.

例2 Price：FOB Shanghai USD 96“PC.

例3 Hope you can accept it.

例1中的两个单句具有分明的因果关系，但写并不运用表达因果关系的衔接词如since、because，这种舍长句、复合句，选短句、复杂句，喜并列、弃附属的句法特征在商务英语电子邮件写作中非常罕见。例2中缩略语的运用，例3中不完好句的选择，反映了与普通商务信函相比，商务电子邮件更倾向于非正式文体，更为口语化。

完好准绳

商务电子邮件内容应力图详细、明白、完好，提供读者所需求的信息，尤其像盘、讯问贸易条件等需求回函的电子邮件，更需求清楚完好，由于只要包括详细信息的邮件，才干到达良好的沟通效果。邮件能否完好，可以用5W1H来检验，即who，when，where，what，why和how。

清楚准绳

商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，用词精确。如：

We will deliver your goods soon.

其中soon表示不久、很快，语义不明白，没有指出详细的供货工夫，可改为详细的年月日。

礼貌准绳

商务英语电子邮件应遵照措词委婉、礼貌的准绳。鉴于电子邮件直接影响到整个买卖的成败，买卖单方应非常注重措辞方式，要委婉、礼貌，使对方随便承受。在写作电子邮件时，可以经过运用虚拟语气、委婉语气等办法迂回地表达观念，提出要求。

例1 If it is not for the larger orders we receive from a numbero four regular customers, we could not have quoted for supplies even at that price.

例2 I would appreciate it if you could give me your best quotations for 65,000 pieces.

例1中虚拟语气和例2中委婉语气的运用，紧张了商务会谈的语气，既明白了本人的立场，又使对方的面子免于受损，语气自然诚实，礼貌得体，很随便为对方承受。

三、结语

随着国际商务活动的不时扩展，商务英语电子邮件的重要性也日益分明。同时，电子商务的普及，往往会让写无视商务英语电子邮件应有的标准和格式，难免会呈现这样或那样的成绩。但是精确标准的英文邮件，不只能反响写信人的英语及业务程度，还可以表现写信人为人处事的态度和作风，有助于树立良好的商务关系，最终对达成贸易起到重要的作用。因而，有必要熟习商务英文电子邮件应有的标准和格式，遵照邮件的写作准绳。